Guía completa de S&OP: Proceso, prácticas y consejos de evaluación de software.

La planificación de ventas y operaciones (S&OP) es un proceso de gestión de la cadena de suministro que ayuda a los responsables de la toma de decisiones en su propósito de:

• Lograr un equilibrio entre la planificación de la demanda y la planificación de la oferta.
• Ajustar la planificación durante la ejecución de Ventas y Operaciones (S&OE) de acuerdo con las necesidades cambiantes.
• Introducir nuevos productos y gestionar la retirada gradual de los productos obsoletos.
• Evaluar propuestas e inversiones en relación con los mercados y proveedores.
• Asegurar la consecución de los objetivos anuales de operaciones y los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la empresa.

Aunque son los líderes de la cadena de suministro los responsables de diseñar y llevar a cabo el proceso, el éxito de este depende en gran medida de la comunicación interdepartamental. Por lo general, se requiere el respaldo de datos proporcionados por los equipos de finanzas, ventas, compras, marketing, ingeniería y operaciones.

Con el enfoque puesto en el impacto financiero y empresarial, el objetivo de S&OP es capacitar a los ejecutivos para tomar decisiones más fundamentadas mediante la conexión dinámica de planes y estrategias en toda la organización. El proceso de S&OP, que frecuentemente se lleva a cabo de forma mensual con reuniones semanales junto a los participantes clave, facilita una gestión efectiva de la cadena de suministro y dirige los recursos de la organización hacia la satisfacción de las necesidades de los clientes, al mismo tiempo que se asegura la rentabilidad.

Cómo realizar tu proceso de s&op

1. Análisis del producto

Durante la fase inicial del proceso S&OP, los equipos responsables de Investigación y Desarrollo (I+D), desarrollo de productos e introducción de nuevas líneas de productos llevan a cabo una evaluación exhaustiva de la situación de los productos en el mercado. En esta etapa, se toman decisiones estratégicas cruciales en relación con su planificación. Estas decisiones pueden abarcar la programación de nuevas producciones o la retirada selectiva de productos, contribuyendo significativamente a la priorización de proyectos y la asignación eficiente de recursos.

2. Planificación de la demanda

En esta etapa crucial del proceso S&OP, se inicia el proceso de recopilación de datos de ventas anteriores y la elaboración de pronósticos para las futuras ventas. Aquí es esencial tener en cuenta una amplia gama de factores, tanto internos como externos, que pueden tener un impacto significativo en las ventas, como la situación de la industria, las preferencias de los clientes y la competencia en el mercado. Durante este proceso, se identifican y analizan minuciosamente todas las tendencias emergentes.

Este punto marca el inicio de una colaboración multifuncional fundamental. Los equipos trabajan juntos para examinar los pronósticos y realizar ajustes estratégicos en las políticas de inventario y el servicio al cliente en función de la demanda del producto y las diversas fuentes de demanda.

3. Planificación de la oferta

Durante esta fase, se elabora un plan de oferta que debe estar perfectamente alineado con el pronóstico de la demanda consensuada. El propósito principal es lograr un equilibrio óptimo entre la satisfacción del cliente y la eficiencia en la gestión de costes operativos e inventarios. En este proceso, se crean planes detallados para la producción y la capacidad, además de estrategias alternativas que tienen en cuenta las fluctuaciones en la capacidad y la demanda.

4. Evaluación financiera

La cuarta fase implica una revisión financiera, donde se consolidan los datos de desempeño del mes anterior para analizar el ciclo S&OP actual. Finanzas lidera este proceso y compara costes reales con presupuestos y pronósticos para evaluar la precisión de las proyecciones a lo largo del tiempo.

5. Revisión previa a S&OP

Antes de la reunión ejecutiva de S&OP, los líderes de diversos niveles dentro de la organización se reúnen para realizar una revisión conjunta de la alineación de los planes en productos, demanda, oferta y finanzas.

El objetivo es detectar discrepancias sustanciales y brechas, así como elaborar estrategias para resolver estos desafíos. Se examinan los planes en paneles compartidos y se evalúa la variación frente a la planeada, teniendo en cuenta los objetivos y presupuestos previamente establecidos.

6. Reunión ejecutiva de S&OP

En esta fase conclusiva, se consolidan todos los pronósticos, planes y datos en una plataforma en la nube unificada para la reunión ejecutiva de S&OP.

Se exploran posibles escenarios hipotéticos y se identifican los riesgos asociados, definiendo así puntos cruciales para que los líderes puedan tomar decisiones fundamentadas. Además, se gestionan y resuelven todas las decisiones clave pendientes, culminando con la aprobación de un plan final de ventas y operaciones al término de la reunión ejecutiva.

7. Implementación del proceso

Después de llevar a cabo todas las acciones y decisiones, es necesario revisar periódicamente el proceso S&OP para asegurarse de que está funcionando de manera efectiva.

Este enfoque estructurado y coherente de los pasos de S&OP permite a las organizaciones gestionar su cadena de suministro de manera más eficaz y alinear sus estrategias con los objetivos empresariales y financieros.

Mejores prácticas de planificación de operaciones y ventas (s & op)

Compromiso de la alta dirección y colaboración

La planificación efectiva de Ventas y Operaciones requiere una dirección sólida. Con el S&OP, se busca armonizar aspectos en conflicto dentro de la empresa, lo que demanda un liderazgo claro y comprometido.

El éxito del S&OP depende de la responsabilidad ejecutiva, a menudo liderada por un CEO. Dado que pueden surgir tensiones entre la oferta y la demanda, es vital contar con una figura central que establezca estándares comprensibles y coherentes para ambas partes.

Opta por la sencillez

El éxito del S&OP depende de la responsabilidad ejecutiva, a menudo liderada por un CEO. Dado que pueden surgir tensiones entre la oferta y la demanda, es vital contar con una figura central que establezca estándares comprensibles y coherentes para ambas partes.

Enfócate en métricas clave para evaluar la colaboración entre las partes de tu negocio, como la comparación entre pronósticos y ventas reales, la rotación de inventario y otros indicadores esenciales. Estas métricas son cruciales para evaluar la interacción entre ventas y operaciones.

Realiza seguimientos

El éxito en la planificación de ventas y operaciones es un proceso en constante evolución. Gran parte de este éxito proviene de la capacidad de aprender de las experiencias pasadas. Por esta razón, es esencial mantener un registro detallado de tus planes y procesos previos. Documenta la mayoría, si no todos, los aspectos de tus actividades de S&OP. Estos puntos de referencia pueden resultar cruciales para lograr un éxito continuo en tu planificación.

Fomenta el compromiso interfuncional

La colaboración interdepartamental es esencial para la planificación de ventas y operaciones, involucrando a todas las partes interesadas en el proceso. Ignorar contribuciones de departamentos como operaciones y finanzas, centrándose solo en la fuerza de ventas, limita la utilidad de la planificación. S&OP se basa en la visibilidad y la comprensión mutua, donde la información fluye libremente entre las partes interesadas. Para aprovechar al máximo este proceso, es fundamental comunicar y fomentar el compromiso entre funciones diversas.

¿Qué herramienta deberías utilizar para la planificación de operaciones y ventas?

Invertir en recursos S&OP puede ser una manera excelente de alinear mejor la oferta y la demanda de tu negocio. Con la planificación de ventas y operaciones puedes mantener prácticamente todos los aspectos de tu empresa coordinados, lo que permite un funcionamiento más fluido y una organización más cohesiva.

A la hora de escoger un software para la gestión del proceso de s&op, hay que tener en cuenta algunos factores clave para asegurarse de que la solución elegida se adapte a las necesidades específicas de tu empresa. A continuación, te presentamos algunos de estos factores importantes a tener en cuenta:

• Funcionalidad. Evalúa las capacidades del software en términos de pronóstico de la demanda, planificación de la producción, planificación de inventario, colaboración interdepartamental y análisis de datos.
• Implantación. Asegúrate de que el software se integre sin problemas con otros sistemas empresariales existentes, como ERP (Planificación de Recursos Empresariales) y CRM (Gestión de Relaciones con el Cliente).
• Facilidad de uso. La usabilidad es esencial para que los usuarios adopten el software. La solución debe ser intuitiva para que los empleados puedan aprender a utilizarla rápidamente.
• Escalabilidad. Considera si el software puede crecer con tu negocio a medida que este se expanda. La escalabilidad es clave para garantizar que la inversión en software sea sostenible a largo plazo.
• Personalización. Verifica si el software permite personalizar procesos y flujos de trabajo para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.
• Colaboración. Evalúa la capacidad del software para facilitar la colaboración entre diferentes departamentos, como ventas, operaciones, finanzas y logística.
• Análisis y reportes. Es interesante que el software proporcione herramientas sólidas de análisis y generación de informes para tomar decisiones basadas en datos.
• Soporte y capacitación. Un buen soporte técnico y opciones de capacitación para su equipo.

Supply Chain Planning es la solución que ofrecemos. Una solución completa para la gestión de todos tus procesos de la cadena de suministro: demanda, compras y producción. Brindamos soluciones integrales y personalizadas a través de la implementación de tecnologías avanzadas, tales como la inteligencia artificial y el análisis de datos.

En Imperia estamos en constante evolución gracias a nuestro equipo y al feedback de nuestros clientes. Sabemos que cada empresa es única y que sus procesos varían, por ello, creemos que es fundamental adaptarse a las necesidades específicas de cada una. Solicita una demo hoy mismo y nuestros expertos te mostrarán las funciones que más te interesan.