Segmentación ABC/XYZ: la combinación definitiva para tu cadena de suministro

En artículos anteriores ya hemos hablado acerca de dos tipos de segmentación, la segmentación ABC y la segmentación XYZ. Ambas metodologías resultaban especialmente útiles si las aplicábamos en la cadena de suministro de nuestra empresa y nos permitían gestionarla de forma más eficiente. Pero ¿qué pasaría sin juntamos ambas metodologías y las combinamos en la gestión de la cadena de suministro? ¡Hoy te presentamos la segmentación ABC-XYZ!

En este artículo mostraremos cómo la segmentación ABC-XYZ puede ser una herramienta poderosa para optimizar la cadena de suministro de cualquier empresa. Además, presentaremos nuestra plantilla de Excel especialmente diseñada para simplificar la implementación de esta estrategia en tu negocio, la cual te permitirá ingresar tus propias referencias y obtener una segmentación clara y precisa de acuerdo con los criterios ABC-XYZ. ¡Empezamos!

Segmentación ABC-XYZ: la unión perfecta

La segmentación ABC y XYZ se basa en la clasificación de referencias según su relevancia y frecuencia de uso, respectivamente. Para lograr una clasificación óptima, es importante establecer rangos que permitan diferenciar claramente entre las distintas categorías.

En el caso de la segmentación ABC, los rangos óptimos se basan en el principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20. Según este principio, aproximadamente el 80% de los efectos proviene del 20% de las causas. En el contexto de la clasificación de referencias, esto se traduce en los siguientes rangos:

• Clase A: El 20% de las referencias que representan el 80% del valor acumulado (uso, demanda o importancia).
• Clase B: El siguiente 15% de las referencias que representan el 15% del valor acumulado.
• Clase C: El 65% restante de las referencias que representan el 5% del valor acumulado.

Estos rangos permiten una diferenciación clara entre las referencias de mayor, mediana y menor importancia.

En cuanto a la segmentación XYZ, los rangos óptimos son:

• Clase X: Referencias con un coeficiente de variación (CV) menor o igual a 0,5. Estas referencias tienen una demanda o frecuencia de uso estable y predecible.
• Clase Y: Referencias con un CV mayor a 0,5 y menor o igual a 1,5. Estas referencias presentan una demanda o frecuencia de uso moderadamente variable.
• Clase Z: Referencias con un CV mayor a 1,5. Estas referencias tienen una demanda o frecuencia de uso altamente variable e impredecible.

Estos rangos ayudan a distinguir entre referencias de uso constante, moderadamente variable e impredecible, facilitando así una gestión de información más eficiente y adaptada a las necesidades de los usuarios.

Implementación de la clasificación ABC-XYZ

En la implementación de la segmentación ABC-XYZ, resulta especialmente interesante combinar seis meses de datos históricos con seis meses de pronósticos. Al hacer esto, se logra un equilibrio entre la información real del pasado reciente y las proyecciones futuras, permitiendo una visión más completa y contextualizada del panorama en cuestión.

Por un lado, los datos históricos de seis meses nos proporcionan información valiosa sobre las tendencias y patrones que han surgido, ofreciendo una base sólida para el análisis. Por otro lado, al incorporar seis meses de pronóstico, se anticipan posibles cambios, eventos y tendencias emergentes, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la adaptación a un entorno en constante evolución.

En conjunto, esta combinación de información histórica y proyectada ofrece una perspectiva enriquecedora y efectiva para abordar y mejorar la gestión de información en cualquier ámbito.

También hay que destacar que, al estar sumando, el importe, cantidad o margen de 6 meses estamos eliminando el efecto de la estacionalidad para el cálculo del ABC, ya que, si analizáramos un periodo inferior, los productos que coincide su pico de ventas con el periodo seleccionado recibirían un peso mayor del que tienen en todo el año, mientras que los que coincide su periodo valle sufrirían una subestimación.

Como ya comentamos en el artículo de segmentación XYZ, cuanto más histórico tengamos de una referencia, más precisa será su descomposición y podremos conocer que parte de su variabilidad se debe a estacionalidades y ciclos, y cuál de ella es más compleja de predecir. Aun así, para un análisis inicial es suficiente, aunque si pretendes elaborar un análisis más exhaustivo recomendamos tener en cuenta todo el histórico disponible.

Calcular la segmentación ABC-XYZ: cantidad, importe y margen

Al calcular la segmentación ABC-XYZ, es posible utilizar diferentes criterios para clasificar las referencias, como la cantidad, el importe o el margen. Cada uno de estos enfoques tiene sus propias características y puede ser más adecuado según el contexto o el objetivo de la segmentación.

• Cantidad: La segmentación ABC-XYZ basada en la cantidad se enfoca en la frecuencia de uso o demanda de las referencias. Este enfoque es útil cuando se busca clasificar las referencias según su popularidad o nivel de demanda. En bibliotecas y centros de documentación, por ejemplo, este criterio puede ayudar a identificar y priorizar las referencias más solicitadas por los usuarios y garantizar que estén disponibles y accesibles.
• Importe: Utilizar el importe como criterio para la segmentación ABC-XYZ implica clasificar las referencias según su valor económico. Este enfoque puede ser útil en contextos donde el coste de adquirir, mantener o almacenar las referencias es un factor crítico en la gestión de información. En este caso, las referencias de mayor importe económico podrían recibir mayor prioridad en términos de asignación de recursos y espacio, mientras que las de menor importe podrían ser consideradas menos críticas.
• Margen: La segmentación ABC-XYZ basada en el margen se enfoca en la rentabilidad de las referencias. Este criterio es especialmente relevante en entornos comerciales o de venta, donde el objetivo principal es maximizar la rentabilidad. Al clasificar las referencias según su margen, se pueden identificar y priorizar aquellas que generan mayores ganancias, lo que puede ayudar a optimizar la asignación de recursos y la toma de decisiones en función de la rentabilidad.

Cada uno de estos enfoques tiene sus ventajas y desventajas, y la elección del criterio adecuado dependerá del contexto y los objetivos de la segmentación ABC-XYZ. Es importante evaluar cuidadosamente las necesidades y prioridades de la organización al decidir qué criterio utilizar para garantizar una gestión de información efectiva y alineada con los objetivos específicos.

Acciones estratégicas por cada grupo de la segmentación ABC-XYZ

Otras consideraciones de la clasificación ABC-XYZ

Al adaptar las estrategias de pronóstico y planificación según la segmentación ABC-XYZ, se puede mejorar la eficiencia en la gestión de referencias, optimizar la asignación de recursos y adaptar las acciones según las necesidades específicas de cada grupo de elementos. Esto contribuye a una mejor gestión de la información y a la satisfacción de los usuarios al ofrecerles un servicio más adecuado a sus necesidades.

Además de las acciones recomendadas para cada combinación de segmentación ABC-XYZ, es importante realizar un seguimiento y monitoreo constante de los resultados obtenidos. Esto permitirá evaluar la efectividad de las estrategias implementadas y realizar ajustes en caso necesario. Algunas acciones adicionales que se pueden considerar incluyen:

• Actualización periódica de la segmentación: Es fundamental revisar y actualizar la segmentación ABC-XYZ de forma regular. A medida que cambian las condiciones del entorno y las demandas de los usuarios, es posible que algunas referencias cambien de categoría. Mantener la segmentación actualizada garantiza que las acciones y decisiones estén alineadas con la realidad actual.
• Análisis de desviaciones: Es importante analizar las desviaciones entre los pronósticos y los resultados reales de demanda. Esto ayudará a identificar posibles errores en la segmentación o en los métodos de pronóstico utilizados. Si se detectan desviaciones significativas, se pueden tomar medidas correctivas para mejorar la precisión de los pronósticos y ajustar las acciones según sea necesario.
• Evaluación del coste-beneficio: En función de los recursos disponibles y los objetivos de la organización, es importante evaluar el coste-beneficio de las acciones tomadas para cada grupo de referencias. Esto permitirá priorizar las inversiones y asignar los recursos de manera más eficiente. Por ejemplo, en el caso de referencias de alta importancia, pero demanda altamente variable, se pueden explorar estrategias de gestión de inventario, como técnicas de gestión de stock justo a tiempo o acuerdos de suministro con proveedores confiables, para garantizar una disponibilidad óptima sin incurrir en costos excesivos.
• Seguimiento de tendencias y cambios en el entorno: Es fundamental mantenerse al tanto de las tendencias y cambios en el entorno que puedan afectar la gestión de información. Esto incluye estar atento a nuevos avances tecnológicos, cambios en las preferencias de los usuarios, regulaciones o políticas que puedan impactar en la demanda, entre otros factores relevantes. Al estar informado y anticiparse a estos cambios, se podrá ajustar la segmentación y las estrategias de pronóstico y planificación de manera proactiva.
• Implementación de sistemas de información y herramientas adecuadas: Para una gestión eficiente de la segmentación ABC-XYZ, es recomendable contar con sistemas de información y herramientas tecnológicas que faciliten la recopilación, análisis y seguimiento de los datos relevantes. Estos sistemas y herramientas pueden incluir software de gestión de inventario, sistemas de gestión de bibliotecas o centros de documentación, sistemas de pronóstico y planificación, entre otros. La implementación de estas soluciones tecnológicas adecuadas ayudará a agilizar los procesos y mejorar la precisión en la gestión de información.

Al llevar a cabo estas acciones adicionales, se fortalecerá la efectividad y la eficiencia de la segmentación ABC-XYZ, permitiendo una gestión de información más precisa, adaptada y estratégica. El seguimiento constante y la mejora continua son fundamentales para garantizar que la segmentación siga siendo relevante y beneficie a la organización en el largo plazo.