En la gestión de la cadena de suministro, es fundamental comprender la variabilidad de la demanda de los elementos para tomar decisiones informadas y eficientes. Es aquí donde la clasificación XYZ se vuelve relevante.
En este artículo, vamos a examinar de qué manera puedes emplear la clasificación XYZ para mejorar la eficiencia de tu cadena de suministro. Además, te vamos a proporcionar nuestra plantilla de Excel (que puedes descargar aquí) exclusivamente diseñada para facilitar la implementación de este tipo de segmentación, y te indicaremos cuáles son las estrategias adecuadas para cada categoría.
¿Qué es la clasificación XYZ?
La clasificación XYZ es una técnica de clasificación que se enfoca en la variabilidad de la demanda de los productos y permite identificar elementos con comportamientos estables, moderadamente variables e impredecibles.
Conocer en profundidad la segmentación XYZ nos permitirá aplicar estrategias adecuadas a cada categoría y de esta forma optimizar las operaciones de nuestra empresa, mejorar su eficiencia y, además, responder de forma efectiva a los desafíos que nos puede presentar la variabilidad de la demanda en cada tipo de producto.
¿Cómo se lleva a cabo el cálculo de la segmentación XYZ?
Recordamos que, si tenemos n datos la media, la desviación típica y el coeficiente de variación se calculan como:
Categorías en la clasificación XYZ
Cuando realizamos una clasificación XYZ vamos a encontrar tres categorías diferentes. La categoría X, la categoría Y y, por último, la categoría Z. A continuación, te indicamos como utilizar los datos para categorizar cada elemento y qué implica esa categorización:
- Clase X: elementos con demanda estable y predecible, con un CV menor o igual a 0,5. Estos elementos se caracterizan por un comportamiento constante en términos de demanda.
- Clase Y: elementos con demanda moderadamente variable, con un CV mayor a 0,5 y menor o igual a 1,5. Estos elementos presentan cierta variabilidad en la demanda a lo largo del tiempo.
- Clase Z: elementos con demanda altamente variable e impredecible, con un CV mayor a 1,5. Estos elementos presentan un comportamiento muy inestable y su demanda puede ser difícil de predecir.
Es muy importante el nivel de agregación temporal que elijamos a la hora de hacer los cálculos de nuestra clasificación XYZ, ya que, por ejemplo, si seleccionamos un nivel anual, es más probable que una gran cantidad de referencias pertenezcan a la categoría X. Sin embargo, si computamos nuestros datos a nivel diario, su CV se incrementará y la cantidad de elementos clasificados en la categoría X será menor.
Como norma general, a mayor nivel de agregación temporal, menor variabilidad, lo que implica menor CV y más referencias en la Clase X. Así que cuanto seleccionemos el nivel de agregación temporal debemos de tener en cuenta, el horizonte de planificación que manejamos, además de seleccionar una agrupación que nos permita discernir productos de nuestro porfolio. En nuestra plantilla proponemos el nivel mensual, ya que es el más común en el horizonte de planificación de las empresas, ya que usaremos esta clasificación para gestión de inventario y políticas de producción y distribución.
Estrategias recomendadas para los productos de cada categoría XYZ
Una vez tenemos la segmentación XYZ completada y sepamos qué elementos pertenecen a cada categoría, el siguiente paso es establecer una estrategia diferente para cada uno de ellos:
Categoría X:
- Planificación precisa y gestión de inventario: Dado que los productos en esta categoría tienen una demanda estable, es posible realizar una planificación precisa a largo plazo. Podemos basar nuestra previsión en herramientas de previsión de demanda, basándonos en la información que nos aporta el histórico de ventas para producir un forecast preciso. Además, puedes implementar estrategias como el reabastecimiento programado para asegurar la disponibilidad constante de estos productos.
- Optimización de la cadena de suministro: Con una demanda estable, es posible optimizar aún más tu cadena de suministro. Puedes buscar formas de reducir costes, mejorar la eficiencia y agilizar los procesos de producción y distribución. Considera la posibilidad de establecer acuerdos sólidos con proveedores confiables y mejorar la coordinación en todas las etapas de la cadena de suministro.
- Enfoque en la calidad del producto y la satisfacción del cliente: Al tener una demanda estable, es crucial mantener la calidad del producto y garantizar la satisfacción del cliente a largo plazo. Realiza un seguimiento continuo de los estándares de calidad, mejora los procesos de control de calidad y mantén una comunicación abierta con los clientes para comprender sus necesidades y expectativas.
Categoría Y:
- Flexibilidad en la producción y distribución: Los productos en esta categoría requieren una mayor flexibilidad en la producción y distribución debido a su demanda variable. Implementa estrategias que te permitan ajustar rápidamente la capacidad de producción y adaptar las rutas de distribución según los cambios en la demanda. Esto te ayudará a mantener niveles adecuados de inventario y minimizar el riesgo de escasez o exceso de stock.
- Análisis de tendencias y patrones de demanda: Para gestionar eficazmente la variabilidad de la demanda, es esencial realizar un análisis regular de las tendencias y patrones de demanda en esta categoría. Utiliza herramientas y técnicas de análisis de datos para identificar posibles factores influyentes, como estacionalidad, eventos especiales o cambios en las preferencias del cliente. Esto te permitirá anticipar las fluctuaciones y ajustar tus operaciones en consecuencia.
- Colaboración con proveedores y socios comerciales: Dada la naturaleza variable de la demanda en esta categoría, es importante establecer una colaboración sólida con proveedores y socios comerciales. Comparte información relevante sobre pronósticos de demanda, eventos promocionales y cambios en los requisitos del mercado. Esta colaboración facilitará la capacidad de respuesta conjunta y ayudará a gestionar eficazmente la variabilidad de la demanda.
Categoría Z:
- Gestión de riesgos y contingencias: Los productos en esta categoría requieren una gestión cuidadosa de los riesgos y las contingencias. Implementa planes de contingencia para hacer frente a situaciones de alta variabilidad o demanda impredecible. Considera la posibilidad de tener proveedores alternativos, capacidad de producción flexible y opciones de almacenamiento adicional para hacer frente a picos inesperados en la demanda. Además, establece indicadores y sistemas de monitoreo para detectar señales tempranas de cambios en la demanda y poder actuar de manera oportuna. Mantén una comunicación abierta y fluida con tus proveedores y clientes para anticipar posibles desafíos y encontrar soluciones conjuntas.
- Enfoque en la gestión de la demanda: Es esencial enfocarse en la gestión de la demanda de manera proactiva. Mantén una estrecha comunicación con tus clientes y monitorea de cerca las tendencias del mercado para anticipar cambios en la demanda y ajustar tu planificación y producción en consecuencia.
- Innovación y adaptabilidad: Es importante fomentar la innovación y la adaptabilidad en tu empresa. Busca constantemente nuevas formas de satisfacer las necesidades cambiantes de tus clientes y de responder rápidamente a las tendencias del mercado. Mantente al tanto de las últimas tecnologías y prácticas en la gestión de la cadena de suministro, y sé proactivo en la implementación de mejoras y cambios necesarios para mantener tu ventaja competitiva.
En resumen, para los elementos categorizados como Clase X, se deben priorizar la planificación precisa y la eficiencia en la producción. Para los elementos categorizados como Clase Y, se deben aplicar estrategias de planificación flexible y gestión ágil de la cadena de suministro. Por último, para los elementos categorizados como Clase Z, se requiere una planificación extremadamente flexible y una gestión de riesgos y contingencias adecuada.
Limitaciones de la clasificación XYZ
Un problema que tiene segmentar nuestro porfolio usando sólo la clasificación XYZ, es que la variabilidad en las ventas de un producto puede estar causada por varios factores como es la estacionalidad, tendencias y ciclos y variabilidad. Veamos un par de ejemplos para entenderlo mejor.
Supongamos que tenemos un cliente que nos compra un producto, él tiene una demanda mensual de 100 unidades, mientras que no podemos servir una orden menor a 300 unidades. Por lo cual si observamos nuestro histórico de ventas tendrá el siguiente aspecto.
Si analizamos esta referencia tenemos que su CV es 1.41, lo que entraría en la categoría de Y, mientras que para nosotros es muy predecible por lo que desearíamos que estuviera en la categoría X.
Pensemos en otro ejemplo, una floristería, que sus picos de venta se producen para el día de todos los santos en noviembre y mayo. Si observamos su histórico podríamos decir que es bastante predecible.
Sin embargo, si aplicas XYZ obtenemos un CV de 0.97 lo que clasificaría como Y.
¿Cómo lidiamos con este problema?
En SCP para lidiar con este problema, realizamos una descomposición de curva antes de aplicar el cálculo de XYZ, separando nuestros datos históricos en componentes de tendencia y ciclos, estacional y la parte aleatoria, y aplicamos este test a esta parte de los datos. Así para estos dos ejemplos, obtendríamos una clasificación de X para esta referencia. Así cambiamos el enfoque de variabilidad a predictibilidad, por lo que las X son las referencias más predecibles y las Z son las referencias con más dificultad en su forecast, por lo que tendremos que tomar las medidas precisas.
¿Cómo implementar la plantilla de Excel de clasificación XYZ?
En la pestaña de Origen de Datos, carga las ventas. Introduce el código de producto, la descripción por si estás más familiarizado a trabajar con los nombres de tu producto. Computa estos datos a nivel mensual, de los últimos 13 meses, si no tienes la información del último mes sustitúyela por la previsión de este mes.
En el resumen XYZ puedes filtrar y ordenar las referencias por categoría, además que podrás observar el CV específico de cada referencia y también el total de ventas.
En la pestaña de gráfico XYZ puedes modificar tus parámetros de XYZ (Aunque ∞ recomendamos el 0.5,1.5,∞) y observar gráficamente la distribución que sigue tu negocio, el porcentaje respecto al total y el número de referencias que pertenecen a cada categoría de un vistazo.
Ventajas de implementar la plantilla de clasificación XYZ
Con nuestra plantilla podrás implementar la Segmentación XYZ en tu cadena de suministro de manera efectiva. Con ella obtendrás los siguientes beneficios:
- Clasificación automatizada: La plantilla realizará los cálculos necesarios para clasificar tus productos en las categorías X, Y y Z, basándose en el coeficiente de variación (CV) de la demanda. Esto te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo al evitar la clasificación manual.
- Visualización clara: La plantilla presentará de forma visual cómo se distribuyen tus productos en cada categoría XYZ. Esto te permitirá identificar rápidamente los productos con demanda estable, moderadamente variable o impredecible, lo que facilitará la toma de decisiones y la asignación de recursos.
- Toma de decisiones basada en datos: Al tener una clasificación clara y estrategias recomendadas (desarrolladas a continuación), podrás tomar decisiones informadas en relación con tus productos. Podrás asignar recursos de manera más efectiva, anticiparte a la variabilidad de la demanda y garantizar una cadena de suministro más eficiente y rentable.
Recuerda que la segmentación XYZ te proporciona una base sólida para comprender y gestionar la demanda variable en tu cadena de suministro. Al aplicar las estrategias adecuadas a cada categoría, podrás optimizar tus operaciones, mejorar la eficiencia y responder de manera efectiva a los desafíos asociados con la variabilidad de la demanda en cada tipo de producto.
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