Buenas prácticas para evitar roturas de stock.

Hoy en día llevar a cabo una buena gestión de stocks y/o pronósticos de venta es complicado. Se ha vuelto habitual al ir a una tienda (física u online) escuchar “Lo siento, el producto está agotado” o “No disponemos de más tallas de esa referencia”. En muchas ocasiones, esta falta de referencias está causada por un cambio dramático en los hábitos de compra online vs física. También se debe a las restricciones y frenos de movilidad que existen a partir de la pandemia.

¿Qué es el stock y para qué sirve?

Se puede definir stock como la cantidad de producto que la empresa debe poseer con la finalidad de su posterior comercialización. En muchas ocasiones este stock debe sufrir un proceso de transformación previo a su venta, actuando como facilitador de la continuidad del proceso productivo, como podría ser la harina en la elaboración del pan. Mientras que en otras ocasiones la función de este stock es la satisfacción directa del consumidor. 

Es decir, el mantenimiento del producto terminado en el almacén para proporcionarlo al cliente en el momento que lo desee.

Impactos de la gestión de stocks en una organización

A nivel económico, los stocks no proporcionan ningún retorno hasta que dejan de ser stocks y pasan a ser producto vendido. En muchas ocasiones, estos stocks representan un gran porcentaje del circulante de la empresa, por lo que una gestión efectiva del mismo es necesaria. Pero, por norma general, las empresas mantienen demasiado stock, simplemente por miedo al coste de oportunidad, es decir, por miedo a no poder hace frente a la demanda del mercado.

A nivel organizacional, este stock “alivia” este miedo. En primer lugar, el director de ventas querrá contar con producto suficiente para servir cualquier necesidad. Al mismo tiempo, el director de compras se centrará en mantener los niveles de stock elevados para negociar con proveedores mejores condiciones en la compra de materias primas. Y de forma similar, el director de producción deseará planificar una producción óptima y eficiente sin tener que preocuparse de pedidos urgentes debidos a la falta de stock de una referencia en concreto.

Es por ello que existe el denominado “Stock de seguridad”. Son stocks que se mantienen por encima de las previsiones y cuya función es mantener el nivel de servicio en caso de que se produzca cualquier desviación. Sea a nivel productivo, logístico o comercial.

Los stocks de seguridad de materias primas se usan para cubrir las incertidumbres en el suministro de bienes. Y los de productos terminados tratan de compensar las desviaciones causadas por la incertidumbre del mercado. Por otro lado, los stocks de seguridad de trabajo en curso (WIP) o semielaborados tratan de compensar las incertidumbres de la demanda de mercado. Es decir, si se detecta la imposibilidad de servir producto al cliente, poder producir referencias de manera rápida.

Costes asociados a la gestión de stocks

Este stock de seguridad debe ser óptimo, es decir, no abundante y sólo en las cantidades realmente necesarias. Esto se debe a que existen una serie de costes relacionados con el stock, explicados a continuación:

1. Costes de almacenamiento

Los costes de almacenamiento incluye todo coste relacionado directamente con mantener el stock en el inventario. Tales como: el coste de oportunidad financiero, seguros, costes de mantenimiento, obsolescencia,…

2. Costes de lanzamiento

Incluyen los costes derivados de lanzar una orden de compra, también conocido como coste de pedido. Este coste es independiente de las cantidades a comprar o fabricar, y su valor total es proporcional al número de compras realizadas durante un periodo determinado.

3. Costes de adquisición

Definido como la cuantía económica total empleada para realizar la compra del pedido y que normalmente depende del tamaño de lote usado. Cabe tener en cuenta que en ocasiones los proveedores ofrecen descuentos por cantidad para pedidos que superen un determinado nivel.

4. Los costes de rotura (stock out)

Los cuales se producen cuando un pedido no puede ser atendido por falta de stock. Esta falta de referencias puede producir dos efectos:

A. Pérdida de ventas: donde los pedidos no satisfechos se pierden. El cliente ha acudido a otro cliente, resultado en un coste de oportunidad y en una posible pérdida de la fidelización del cliente.
B. Servicio atrasado: donde en este caso, los pedidos no satisfechos se registran y se entregan cuando se dispone de ellos. Esto podría llevar consigo penalizaciones por contrato, pérdida de imagen y la pérdida de futuras ventas.

Por todo ello y como conclusión, una correcta gestión de stocks y de las referencias es clave para poder servir la demanda del mercado y evitar así costes innecesarios. Una posible manera de lidiar con la incertidumbre del mercado es realizar previsiones avanzadas de demanda, siendo estas el input para gestionar las consiguientes operaciones, tanto productivas como comerciales. ¿Quiéres que te ayudemos a mejorar la gestión de tus stock

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