Cómo definir tu proceso de planificación de demanda y sus pasos clave.
Definir el proceso de planificación de la demanda es crucial para cualquier negocio que busque maximizar beneficios. Desde la perspectiva de la cadena de suministro, la planificación de la demanda juega un papel clave en contribuir a los objetivos de la empresa. En este sentido, veamos algunos de los aspectos clave de cómo la cadena de suministro se relaciona con la previsión de la demanda.
Planificación de demanda
La función de definir el proceso de planificación de la demanda es garantizar la disponibilidad de producto en el momento que lo requiere el cliente. A su vez, debe tratar de suprimir todo coste en el proceso de fabricación que no aporten un valor real al producto.
Para que nuestra planificación de la demanda sea efectiva la información en la que se basa ha de ser lo más precisa posible, tratable, cualitativa y cuantitativa. De esta forma se podrá establecer una previsión de ventas fiable y adecuada sobre los productos que vendemos.
Su gestión es el primer paso en la cadena de suministro, a partir del cual se deberán estructurar y ajustar el resto de los procesos.
- ¿Cuánto y cuándo tengo que fabricar?
- ¿Qué nivel de stock debo mantener?
- ¿Cómo organizo mis turnos de trabajo?
- ¿Tengo la materia prima necesaria?
Beneficios para tu organización
Al definir el proceso de planificación de demanda podremos responder al resto de procesos de la cadena de suministro con mayor precisión, haciendo de nuestras operaciones lo más eficientes posibles y obteniendo numerosos beneficios para nuestra organización, como la reducción de obsoletos, el aumento de nivel de servicio o la optimización de inventarios.
- Maximiza tu beneficio, mejorando tu nivel de servicio disminuirás tus ventas perdidas, generando un impacto positivo en tu cuenta de resultados.
- Reduce tus inventarios, la fiabilidad de la previsión te permitirá ajustar tus niveles de stock, aumentando tu caja y reduciendo las existencias en balance.
- Eficiencia tus procesos, tendrás una mayor visibilidad sobre el resto de los procesos de la cadena de suministro, planificación de la producción o aprovisionamientos.
Ciclo de planificación de demanda
Para llevar a cabo el ciclo de planificación de demanda se realizará una previsión estadística utilizando como base los históricos de ventas y otros conocimientos de negocio.
Si bien esta sería una definición global del proceso, para alcanzar el éxito se deberán seguir unos pasos estructurados de forma que se obtenga una previsión de ventas fiable, medible y común para toda la organización.
La existencia de la figura del planificador de demanda es crucial para garantizar una correcta ejecución del proceso. Este será el que articule y gobierne el proceso involucrando a las diferentes áreas de la organización en el mismo.
A continuación, se describen los principales aspectos críticos de cada paso del proceso de planificación de demanda:
1. Carga de datos históricos
En primer lugar, se deberán cargar las series históricas de ventas en la herramienta que soporte el proceso de planificación de demanda en la organización.
Seguidamente, será importante definir el origen de información ya que en función de este se le deberá dar un tratamiento u otro a la información. Generalmente se utilizan dos tipos de series históricas de ventas:
2. Limpieza de datos
Por otro lado, hay que identificar los proveedores clave en las áreas afectadas. Tratar de mantener el contacto con ellos, y, si es necesario, obtener fuentes alternativas de suministro. Acelerar el tiempo de recuperación de un socio no solo ayuda a sobrevivir a la amenaza, sino que también garantiza su propio éxito futuro.
Para lanzar la previsión estadística únicamente se considerará la demanda recurrente de cliente. Se deberán analizar los datos cargados en el sistema para limpiarlos de posibles irregularidades que puedan afectar a la previsión. Por ejemplo, suprimiendo todas aquellas promociones comerciales o comportamientos no habituales en la demanda.
3. Previsión estadística
Una vez corregidos los históricos de ventas, estaremos en disposición de lanzar la previsión estadística. Existen multitud de modelos, algunos más simples como las medias móviles y otros más complejos como los suavizados exponenciales de primer y segundo orden.
Dependiendo de la naturaleza de la demanda, deberemos seleccionar diferentes parámetros de previsión. En función de su comportamiento definiremos el nivel de planificación: referencia, familia o dimensión de negocio. Adicionalmente definiremos el nivel de agregación temporal en función de la precisión que necesitemos.
4. Inteligencia de negocio
Existen ciertos aspectos propios del negocio y del mercado que no se pueden contemplar con los modelos estadísticos y que, por tanto, se han de tener en cuenta para establecer el plan de demanda definitivo.
Por este motivo, el área comercial deberá revisar la previsión estadística para actualizar todas aquellas ventas “extraordinarias” que se tengan previstas, como por ejemplo el lanzamiento de nuevos productos, promociones o campañas.
Un ejemplo claro, sería la inteligencia de negocio adquirida en esta última pandemia (impacto del Coronavirus en la previsión de ventas), donde cada negocio ha adquirido un aprendizaje y, en la medida de lo posible, será capaz de reaccionar mejor ante posibles rebrotes futuros.
5. Plan de demanda
Una vez se defina un plan de demanda, se deberá realizar un consenso entre todas las áreas de la organización involucradas. El objetivo será garantizar que la previsión definida pueda ser satisfecha por el resto de los procesos que intervienen en la cadena de suministro, tanto desde la óptica de servicio como de costes.
Una vez validado por todos, se distribuirá a toda la organización.
6. Mejora continua: «lo que no se mide, no se puede mejorar»
Por último, el ciclo de previsión de demanda se tendrá que ejecutar bajo un modelo de mejora continua que se repita periódicamente y permita el análisis de la información para la evaluar el desempeño del proceso.
Algunos de los indicadores más importantes y a través de los cuales podemos medir la precisión de nuestros pronósticos son los siguientes:
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