Simulatore di ordini di acquisto: calcolate cosa ordinare, in che quantità e da quale fornitore

Il Simulatore di ordini di acquisto di Imperia è uno strumento online che vi aiuta a generare una proposta di riapprovvigionamento sulla base dei livelli delle scorte, della domanda, della scorta di sicurezza e delle condizioni di ciascun fornitore.

Vi aiuta a rispondere ad alcune delle domande più frequenti nella pianificazione degli acquisti:

• Quali articoli devono essere riapprovvigionati?
• Quale quantità ordinare per ciascun prodotto?
• A quale fornitore inviare ogni ordine?
• L’ordine rispetta la quantità minima richiesta?
• Raggiunge l’importo minimo d’ordine?

Lo strumento calcola automaticamente il punto di riordino per ciascun articolo, suggerisce le quantità da ordinare e raggruppa i fabbisogni per fornitore, così potete esaminare l’ordine prima di decidere.

A cosa serve un simulatore di ordini di acquisto?

Pianificare gli acquisti non significa soltanto individuare i prodotti con poche scorte.

In una situazione reale occorre considerare anche la domanda prevista, la scorta di sicurezza, i lead time e le condizioni commerciali concordate con ciascun fornitore.

Un articolo può richiedere un riapprovvigionamento, ma l’ordine risultante potrebbe non raggiungere il minimo richiesto dal fornitore. Allo stesso modo, più articoli che genererebbero singolarmente ordini di piccola entità possono formare una proposta valida se vengono raggruppati.

Il Simulatore di ordini di acquisto vi permette di integrare queste variabili in un’unica analisi.

Potete utilizzarlo per:

• Individuare gli articoli che richiedono un riapprovvigionamento.
• Calcolare automaticamente i punti di riordino.
• Stimare le quantità da acquistare.
• Raggruppare i fabbisogni per fornitore.
• Verificare il rispetto del MOQ.
• Controllare gli importi minimi d’ordine.
• Individuare gli articoli a rischio di stockout.
• Analizzare l’importo totale della proposta.
• Confrontare diversi scenari di riapprovvigionamento.
• Esportare la proposta per continuare a lavorarci.

Configurate le condizioni dei fornitori

Per prima cosa, definite i fornitori da includere nell’analisi.

Potete configurare fino a cinque fornitori e impostare tre parametri principali per ciascuno.

MOQ o quantità minima d’ordine

MOQ è l’acronimo di Minimum Order Quantity, ovvero la quantità minima d’ordine. Indica il numero minimo di unità che il fornitore richiede per accettare un ordine.

Il minimo viene verificato sul totale degli articoli inclusi nella proposta di acquisto per quel fornitore.

Ad esempio, se un fornitore ha un MOQ di 500 unità e il fabbisogno calcolato per tutti i suoi articoli è di sole 430 unità, lo strumento vi segnala che mancano 70 unità per raggiungere il minimo.

Lead time

Il lead time è il numero di giorni che intercorrono tra l’invio dell’ordine e la ricezione della merce.

Questo parametro influisce direttamente sul calcolo del punto di riordino.

Un fornitore con un lead time più lungo richiede di anticipare il riapprovvigionamento e di disporre di scorte sufficienti a coprire la domanda per un periodo più esteso.

Importo minimo d’ordine

Alcuni fornitori stabiliscono un importo minimo per ordine, oltre a una quantità minima.

Inserite questo valore affinché lo strumento possa verificare automaticamente se la proposta consolidata raggiunge l’importo richiesto.

In questo modo potete individuare le situazioni in cui il MOQ è rispettato, ma il valore economico complessivo dell’ordine è ancora insufficiente.

Inserite gli articoli da gestire

Dopo aver configurato i fornitori, aggiungete gli articoli da includere nella simulazione.

Ogni articolo deve essere associato a uno dei fornitori definiti in precedenza.

Per effettuare il calcolo, dovrete inserire:

• Scorte attuali.
• Domanda settimanale.
• Scorta di sicurezza.
• Prezzo unitario.

Lo strumento utilizzerà questi dati insieme al lead time del fornitore per calcolare automaticamente il fabbisogno di riapprovvigionamento.

Calcolate automaticamente il punto di riordino

Il simulatore calcola il punto di riordino, o ROP, per ogni articolo.

Il punto di riordino è il livello delle scorte a partire dal quale è opportuno inviare un nuovo ordine di acquisto per evitare che le scorte si esauriscano prima dell’arrivo del riapprovvigionamento.

Lo strumento applica la seguente formula:

Punto di riordino = Scorta di sicurezza + Domanda durante il lead time

La domanda durante il lead time viene calcolata utilizzando la domanda settimanale e il lead time definito per il fornitore.

Ad esempio, un articolo fornito da un fornitore con un lead time di 14 giorni deve avere scorte sufficienti a coprire circa due settimane di domanda prima dell’arrivo del riapprovvigionamento successivo, oltre alla scorta di sicurezza impostata.

Quando le scorte attuali sono pari o inferiori al punto di riordino, lo strumento assegna all’articolo lo stato Ordina ora.

Se le scorte sono ancora superiori a questo livello, l’articolo viene indicato come OK.

Calcolate quanto ordinare per ogni articolo

Oltre a indicare quando è necessario un riapprovvigionamento, il simulatore calcola una quantità d’acquisto suggerita.

Lo strumento punta a raggiungere un livello equivalente a:

4 settimane di domanda + Scorta di sicurezza

Da questo obiettivo sottrae le scorte attualmente disponibili.

In forma semplificata:

Quantità da ordinare = Domanda di 4 settimane + Scorta di sicurezza − Scorte attuali

Se le scorte disponibili coprono già questo obiettivo, non viene suggerita alcuna quantità aggiuntiva.

Questa logica trasforma i dati sulle scorte e sulla domanda in una prima proposta concreta di riapprovvigionamento.

Consolidate automaticamente gli ordini per fornitore

Dopo aver inserito tutti gli articoli, selezionate Genera proposta d’ordine.

Lo strumento raggruppa automaticamente le righe in base al fornitore assegnato.

Potete così passare dall’analisi dei singoli articoli alla valutazione di una proposta d’acquisto consolidata.

Il riepilogo generale include indicatori come:

• Numero di articoli che richiedono un riapprovvigionamento.
• Importo totale degli ordini.
• Numero di fornitori con proposte attive.
• Articoli con scorte sufficienti.

Questa panoramica facilita una prima valutazione dell’entità complessiva dei fabbisogni d’acquisto.

Verificate automaticamente il MOQ

Dopo aver raggruppato gli articoli, lo strumento somma le quantità proposte per ciascun fornitore e le confronta con il relativo MOQ.

Se il totale raggiunge il minimo impostato, l’ordine risulta conforme a questa condizione.

In caso contrario, il simulatore genera un avviso che indica quante unità mancano.

Ad esempio:

Se il fabbisogno per un fornitore è di 350 unità e il suo MOQ è di 500, lo strumento indica che mancano 150 unità per rispettare la condizione.

Potete così individuare subito gli ordini che rispondono a un’effettiva necessità di riapprovvigionamento, ma che non possono ancora essere inviati in base alle condizioni commerciali attuali.

Verificate l’importo minimo d’ordine

Lo stesso processo viene applicato all’importo minimo richiesto dal fornitore.

Lo strumento calcola il valore di ogni riga moltiplicando la quantità proposta per il prezzo unitario, quindi somma gli importi di tutti gli articoli associati al fornitore.

Se il totale è inferiore all’importo minimo impostato, viene generato un avviso che mostra la differenza.

Potete così individuare quattro situazioni:

• Sono rispettati sia il MOQ sia l’importo minimo d’ordine.
• Il MOQ è rispettato, ma l’importo minimo non è raggiunto.
• L’importo minimo è raggiunto, ma il MOQ non è rispettato.
• Nessuna delle due condizioni è rispettata.

Queste informazioni sono particolarmente utili per decidere se attendere, aumentare la quantità di una riga o rivedere la proposta prima di inviare l’ordine.

Individuate gli articoli a maggior rischio di stockout

Il simulatore segnala anche gli articoli le cui scorte sono già scese sotto il livello di sicurezza.

Queste situazioni richiedono particolare attenzione, perché il margine di protezione previsto per assorbire le variazioni della domanda o i ritardi del fornitore è già stato consumato.

Lo strumento vi aiuta così a distinguere un normale fabbisogno di riapprovvigionamento da una situazione potenzialmente più critica.

H2: Esaminate ogni proposta d’acquisto

Ogni fornitore dispone di una propria sezione dei risultati.

Qui potete consultare il dettaglio di tutti gli articoli inclusi:

• Scorte attuali.
• Punto di riordino.
• Domanda settimanale.
• Quantità suggerita.
• Prezzo unitario.
• Importo di ciascuna riga.

Potete inoltre visualizzare:

• Numero totale di unità.
• Importo totale dell’ordine.
• Lead time del fornitore.
• Stato del MOQ.
• Stato dell’importo minimo d’ordine.

Questa vista consolidata vi aiuta a verificare non solo il fabbisogno di ciascun articolo, ma anche la fattibilità della proposta per il fornitore.

Modificate i parametri e confrontate gli scenari

Uno dei principali utilizzi del simulatore è testare diverse situazioni prima di decidere.

Potete modificare parametri come:

• Domanda settimanale.
• Scorte disponibili.
• Scorta di sicurezza.
• Prezzo d’acquisto.
• Lead time.
• MOQ.
• Importo minimo d’ordine.

Ad esempio, potete analizzare cosa succede se aumenta la domanda di un articolo, se un fornitore allunga il lead time o se negoziate una riduzione della quantità minima d’ordine.

Potete anche valutare l’effetto di una modifica della scorta di sicurezza sulle quantità d’acquisto suggerite.

In questo modo, lo strumento trasforma una fotografia momentanea delle scorte in un ambiente semplice per valutare diversi scenari.

Esportate la proposta d’ordine

Dopo aver esaminato i risultati, potete scaricare la proposta in formato CSV.

Il file include fornitore, articolo, scorte disponibili, punto di riordino, domanda settimanale, quantità suggerita, prezzo unitario e importo.

Potete continuare l’analisi con altri strumenti oppure utilizzare la proposta come base per il processo interno di acquisto.

Trasformate i dati sulle scorte in una proposta di riapprovvigionamento

La sfida della pianificazione degli acquisti non consiste soltanto nel sapere quante scorte avete.

La vera difficoltà è trasformare le informazioni su domanda, scorte e fornitori in decisioni concrete che tengano conto dei vincoli effettivi d’acquisto.

Il Simulatore di ordini di acquisto collega queste variabili per generare una proposta strutturata e individuare rapidamente le situazioni che richiedono un’ulteriore verifica.

Avrete così una visione più chiara di:

• Quali articoli devono essere riapprovvigionati.
• Quanto acquistare.
• Quali fornitori concentrano i fabbisogni.
• Quali ordini rispettano le condizioni concordate.
• Quali articoli presentano un rischio maggiore.

Utilizzate il simulatore per provare diversi scenari e preparare meglio i prossimi ordini di acquisto.