OTIF (On Time In Full): come misurare e migliorare il livello di servizio nella supply chain

L’OTIF (On Time In Full) è uno degli indicatori più utilizzati per misurare il livello di servizio nella supply chain, ma anche uno dei più fraintesi. Molte organizzazioni lo monitorano come una semplice percentuale isolata, senza analizzare cosa si nasconda realmente dietro quel numero né come sia collegato a inventario, pianificazione, costi ed esperienza del cliente. Il risultato è spesso frustrazione: OTIF apparentemente elevato, ma problemi operativi ricorrenti.

In questo articolo approfondiremo cosa sia realmente l’OTIF, come calcolarlo correttamente e, soprattutto, come utilizzarlo come strumento decisionale. Vedremo perché un buon OTIF non implica sempre efficienza, come si relaziona con forecast, inventario e fornitori e quale approccio consente di migliorarlo in modo sostenibile, senza spegnere incendi continuamente.

Che cos’è l’OTIF e perché è uno dei KPI più critici nella supply chain

L’OTIF è diventato un KPI di riferimento perché sintetizza in un unico indicatore la promessa fondamentale di qualsiasi supply chain: consegnare il prodotto giusto, nel momento concordato e nella quantità pattuita. Tuttavia, la sua apparente semplicità nasconde una complessità che è importante comprendere per evitare conclusioni fuorvianti.

Definizione di OTIF (On Time In Full)

L’OTIF (On Time In Full) misura la percentuale di ordini consegnati puntualmente e in modo completo, secondo le condizioni concordate con il cliente. Affinché un ordine sia considerato OTIF, deve soddisfare simultaneamente entrambi i criteri: puntualità e completezza. Se anche uno solo dei due viene meno, l’ordine è considerato non conforme.

Questo approccio binario rende l’OTIF un indicatore rigoroso, ma anche fortemente allineato alla percezione reale del cliente. Dal suo punto di vista, una consegna parziale o in ritardo è, semplicemente, un disservizio.

Cosa misura realmente l’OTIF e cosa resta fuori dall’indicatore

L’OTIF misura il risultato finale del servizio, non il processo che porta a quel risultato. Indica se la promessa è stata mantenuta, ma non spiega il perché. Non distingue se il mancato rispetto dipenda da una previsione errata, da un problema del fornitore, da una mancanza di stock o da un errore logistico.

Per questo motivo, pur essendo un eccellente indicatore di conformità, non dovrebbe mai essere utilizzato in modo isolato. Senza metriche complementari, l’OTIF può segnalare il problema, ma non aiutare a risolverlo.

Come calcolare l’OTIF passo dopo passo

Calcolare correttamente l’OTIF è fondamentale affinché l’indicatore sia affidabile e confrontabile nel tempo. Piccole differenze nei criteri di calcolo possono infatti alterare in modo significativo i risultati.

Formula dell’OTIF spiegata in modo semplice

La formula dell’OTIF è diretta:

OTIF (%) = (Consegne puntuali e complete / Totale delle consegne effettuate) × 100

Rientrano nel calcolo solo gli ordini che rispettano entrambi i requisiti. Non esistono medie né ponderazioni: o l’ordine è conforme, oppure non lo è.

Esempio pratico di calcolo dell’OTIF

Se in un determinato periodo sono state effettuate 100 consegne e solo 80 sono arrivate nella data concordata e con la quantità completa, l’OTIF sarà pari all’80%. Anche se alcuni dei restanti 20 ordini fossero arrivati quasi puntuali o quasi completi, dal punto di vista dell’OTIF sono considerati non conformi.

Questo esempio aiuta a comprendere perché l’OTIF risulti spesso inferiore rispetto ad altri indicatori di servizio meno rigorosi.

Errori più comuni nel calcolo dell’OTIF

Uno degli errori più frequenti consiste nel non definire chiaramente cosa significhi “puntuale”. È prevista una tolleranza di ore o di giorni? Un altro errore ricorrente è considerare valide le consegne parziali o non gestire correttamente gli ordini suddivisi in più spedizioni.

Senza criteri chiari e omogenei, l’OTIF perde valore come strumento di gestione e diventa una fonte di discussioni interne.

Perché un buon OTIF non significa sempre una supply chain efficiente

Un OTIF elevato è auspicabile, ma da solo non garantisce un’operazione efficiente. Anzi, in molti casi può nascondere inefficienze rilevanti.

Il rischio di ottimizzare l’OTIF senza analizzare inventario e costi

Alcune organizzazioni migliorano l’OTIF aumentando le scorte di sicurezza o ricorrendo a spedizioni urgenti. Il livello di servizio migliora, ma i costi esplodono. L’indicatore è rispettato, ma il business ne risente.

Ottimizzare l’OTIF senza considerare inventario e costo di servizio può portare a decisioni difensive che non sono sostenibili nel lungo periodo.

Quando l’OTIF viene raggiunto a scapito di urgenze e overstock

Trasporti urgenti, modifiche dell’ultimo minuto alla produzione o acquisti straordinari sono sintomi di una pianificazione inefficace. Anche se consentono di soddisfare il cliente, generano stress operativo ed erodono il margine.

In questi casi, l’OTIF riflette lo sforzo “eroico” del team, non la qualità del sistema.

OTIF alto e margine basso: una combinazione più comune di quanto sembri

È piuttosto frequente trovare organizzazioni con OTIF elevato e redditività compressa. L’indicatore di servizio non è collegato all’impatto economico, per cui si prendono decisioni che massimizzano la conformità, ma non il profitto.

È qui che l’OTIF deve evolvere da KPI operativo a KPI decisionale.

OTIF e relazione diretta con inventario, domanda e pianificazione

L’OTIF non nasce in magazzino né nel trasporto. È il riflesso finale di una serie di decisioni prese molto prima, nella pianificazione della domanda, nella definizione delle politiche di inventario e nella gestione della capacità. Quando queste decisioni non sono allineate, il livello di servizio diventa instabile, indipendentemente dallo sforzo operativo successivo.

Interpretare l’OTIF come una conseguenza del sistema di pianificazione consente di agire sulle leve corrette. Solo così è possibile migliorarlo in modo sostenibile, senza ricorrere a soluzioni difensive che aumentano costi e complessità.

Come la forecast accuracy condiziona l’OTIF

La forecast accuracy è uno dei principali determinanti dell’OTIF. Una previsione poco affidabile genera scostamenti sistematici tra domanda prevista e domanda reale, causando rotture di stock o accumuli eccessivi, a seconda del bias dell’errore.

Anche con un’esecuzione logistica efficiente, una previsione debole limita la capacità di consegnare puntualmente e in quantità. Per questo motivo, migliorare la precisione e la stabilità del forecast è uno dei modi più diretti per aumentare l’OTIF in modo strutturale e ridurre la necessità di correzioni dell’ultimo minuto.

Impatto dell’OTIF su stock-out, overstock e capitale immobilizzato

Un OTIF basso si traduce spesso in rotture di stock, perdita di vendite e peggioramento dell’esperienza del cliente. Tuttavia, un OTIF elevato ottenuto tramite overstock comporta costi nascosti: maggiore capitale immobilizzato, obsolescenza e pressione sui margini.

Analizzare l’OTIF in modo isolato può portare a decisioni squilibrate. Solo valutandolo insieme a indicatori di inventario, rotazione e copertura è possibile trovare il giusto equilibrio tra livello di servizio ed efficienza finanziaria.

OTIF come risultato, non come punto di partenza

L’OTIF non dovrebbe essere il primo KPI su cui intervenire, bensì il risultato di un sistema di pianificazione ben progettato. Quando viene gestito come obiettivo isolato, si tende a colpire i sintomi visibili invece di correggere le cause reali.

Le organizzazioni più mature utilizzano l’OTIF come indicatore di validazione: se il sistema funziona, l’OTIF migliora. Se non migliora, l’attenzione torna alla pianificazione della domanda, dell’inventario e della capacità, dove il livello di servizio viene realmente costruito.

OTIF nei fornitori: come identificare e gestire i fornitori critici

Una parte significativa dell’OTIF dipende dalle performance dei fornitori. Misurarle correttamente è fondamentale per una gestione proattiva.

Misurare l’OTIF per fornitore, non solo a livello aggregato

Un OTIF complessivo può nascondere fornitori con performance molto diverse. Analizzare l’OTIF per singolo fornitore consente di individuare aree di rischio e di definire priorità di intervento.

Questo approccio è particolarmente rilevante in contesti con più fornitori e lead time variabili.

Classificare i fornitori in base a impatto operativo e rischio

Non tutte le non conformità hanno lo stesso impatto. Combinare OTIF con volumi, criticità e alternative disponibili permette di segmentare i fornitori e definire strategie differenziate.

In questo modo, la gestione smette di essere reattiva e acquista focalizzazione.

OTIF come base per decisioni di approvvigionamento e negoziazione

L’OTIF è uno strumento oggettivo per rinegoziare condizioni, ridefinire contratti o ripensare la strategia di sourcing.

Per facilitare questa analisi, disporre di strumenti visuali è essenziale. Per questo abbiamo preparato un dashboard OTIF gratuito in Excel che consente di analizzare le performance dei fornitori, individuare pattern ricorrenti e prendere decisioni basate su dati reali. Scaricalo e fai il primo passo per professionalizzare la gestione del tuo livello di servizio.

OTIF come KPI executive: dalla metrica operativa alla decisione strategica

Quando viene integrato correttamente, l’OTIF smette di essere un indicatore puramente operativo ed entra a far parte del cruscotto direzionale. Non si tratta solo di sapere se si è rispettata la consegna o meno, ma di comprendere quali impegni si stanno assumendo, a quale costo e con quali rischi per il business. A questo livello, l’OTIF funge da termometro dell’affidabilità complessiva dell’organizzazione verso clienti, partner e mercato.

Un’analisi dell’OTIF in chiave executive consente di allineare le decisioni tattiche agli obiettivi strategici, evitando ottimizzazioni locali che compromettono margini, stabilità o customer experience. È qui che l’indicatore genera vero valore.

Collegare OTIF, livello di servizio, costi ed esperienza cliente

L’OTIF non misura solo le consegne, misura la fiducia. Ogni mancato rispetto incide direttamente sulla percezione del cliente, sul suo livello di soddisfazione e sulla probabilità di riacquisto o di applicazione di penali contrattuali. Da una prospettiva direzionale, l’OTIF va letto insieme agli indicatori di livello di servizio, costo di servizio e margine.

Quando queste metriche vengono analizzate congiuntamente, il management può valutare i reali trade-off: quale livello di servizio è profittevole, dove si stanno sostenendo costi inutili e quali clienti o canali generano maggiore tensione operativa.

OTIF all’interno di un processo S&OP o S&OE

In un processo S&OP o S&OE maturo, l’OTIF agisce come segnale precoce di squilibri tra domanda, capacità e inventario. Non viene analizzato ex post, ma come parte integrante della discussione su scenari futuri e impegni di servizio.

Integrato in questo contesto, l’OTIF consente di anticipare i rischi prima che si concretizzino: picchi di domanda difficili da assorbire, fornitori con affidabilità in calo o piani di produzione poco realistici.

Dal misurare le consegne al governare gli impegni

Quando l’OTIF viene utilizzato correttamente, l’organizzazione smette di limitarsi a misurare ciò che ha fatto e inizia a governare ciò che promette e come lo promette. Questo implica definire impegni realistici, coerenti con la capacità operativa e gli obiettivi finanziari.

In questo approccio, l’OTIF diventa uno strumento di disciplina organizzativa. Aiuta a decidere quali ordini accettare, quali tempi di consegna offrire e quale livello di flessibilità assumere senza compromettere la stabilità del sistema.

Come migliorare l’OTIF in modo sostenibile (senza spegnere incendi)

Migliorare l’OTIF in modo sostenibile significa cambiare il modo in cui l’organizzazione interpreta e gestisce il livello di servizio. Non si tratta di reagire meglio alle non conformità, ma di ridurre strutturalmente le situazioni che le generano. I miglioramenti duraturi non derivano da sforzi eroici, ma da processi stabili, decisioni anticipate e allineamento tra le funzioni.

Quando l’OTIF viene affrontato attraverso la pianificazione e non l’urgenza, smette di essere un problema ricorrente e diventa una conseguenza naturale di una supply chain ben progettata.

Agire sulle cause radice, non sui sintomi

La maggior parte delle iniziative di miglioramento dell’OTIF fallisce perché si concentra sulla correzione dei sintomi visibili: ritardi puntuali, mancanze specifiche o singole anomalie. Tuttavia, dietro questi problemi si nascondono spesso pattern ricorrenti legati a previsioni inaffidabili, politiche di stock inadeguate o vincoli di capacità mal gestiti.

Individuare e affrontare queste cause radice consente di ridurre la frequenza delle non conformità. Inoltre, libera i team dalla gestione continua delle urgenze e crea un contesto operativo più stabile, in cui l’OTIF migliora in modo coerente e prevedibile.

Allineare domanda, acquisti, inventario e logistica

L’OTIF non migliora all’interno di un singolo dipartimento. È il risultato di decisioni concatenate che iniziano dalla previsione della domanda e terminano con la consegna al cliente. Quando queste aree lavorano con obiettivi, dati e orizzonti temporali differenti, il mancato rispetto è quasi inevitabile.

Un miglioramento sostenibile dell’OTIF richiede una visione condivisa. Allineare domanda, acquisti, inventario e logistica permette di anticipare i fabbisogni, adeguare gli impegni ed evitare decisioni contraddittorie. Questa coordinazione riduce le tensioni interne e migliora il livello di servizio senza ricorrere a sovracosti sistematici.

Passare da una gestione reattiva a una pianificazione anticipata

La differenza tra un OTIF instabile e uno affidabile risiede spesso nella capacità di anticipazione. Le organizzazioni reattive intervengono quando il problema è già evidente; quelle mature individuano i rischi prima che impattino il cliente.

La pianificazione anticipata, supportata da previsioni realistiche e scenari, consente di proteggere il livello di servizio senza gonfiare gli inventari né ricorrere a urgenze continue. In questo approccio, l’OTIF smette di essere un indicatore da inseguire all’ultimo minuto e diventa una conseguenza naturale di decisioni prese per tempo e con criterio.

L’OTIF non è un indicatore logistico, è un indicatore di fiducia

L’OTIF riflette lo stato di salute reale della supply chain e la capacità di un’organizzazione di mantenere le promesse fatte. Misurarlo correttamente è importante, ma utilizzarlo nel modo giusto lo è ancora di più. Quando viene collegato a domanda, inventario e decisioni di business, diventa una leva di miglioramento concreta.

In Imperia lavoriamo affinché l’OTIF sia parte integrante di un modello di pianificazione integrata, in cui domanda, operazioni e finanza condividono una visione anticipata grazie al nostro software di Supply Chain Planning. Il nostro approccio consente di migliorare il livello di servizio in modo sostenibile, senza compromettere margini ed efficienza. Se vuoi scoprire come farlo, non esitare a richiedere una consulenza gratuita con i nostri esperti.